エクセルToDo管理の3つのポイント

20代のビジネスの基本はToDo管理です。
これまで新メンバーが加わるたびに何度も説明していたので、まとめました。
アクセンチュアの頃から10年かけて考えた3つの神髄がこちら。

  1. 今、やるべきタスク以外は忘れる
  2. この仕事何時間かかる?に答えられる訓練をする
  3. チェックリストも合わせて管理する

ToDo管理には様々なツールがありますが、利用するツールはエクセルです。

(文章は長いですが、エクセルのテンプレートも添付します。エクセルは、「ToDo管理エリア」、「予実管理エリア」、別シートの「チェックリスト」に分かれています。)
ToDo管理票テンプレート

① 今、やるべきタスク以外は忘れる

■いつでもToDoを見れる状態にする
ToDo管理の基本は「今、やるべきタスク以外は忘れる」ことです。
大量のタスクを覚えておくことは不可能です。ただ、ToDo.xlsを見ればいいという状態を作れればいいのです。

僕らの仕事では、ToDoを処理するときは必ずPCがあります。付箋や手帳に書いてしまうと、「どこに行ったかわからない!」、「今日、手帳忘れた!」となるリスクがあります。
PCがない時にToDoを思い出したら自分のメアドにメールで送っておいて、メールからToDo.xlsに追記します。

ToDoはミーティングで発生することが多いので、ミーティングが終わったらToDo.xlsにToDoをまとめます。
(ミーティング中のメモでも、ToDoをまとめやすいように、ToDoには★マークを付けるようにします)

■今やるべきタスクを見つける
ToDoが一覧にまとまったら、この中から今やるべきタスクを選びます。
この時はエクセルのフィルタリング機能を使います。
まず、今日のToDoを探すので日付でフィルタリングします。
今日の予定を考えながら、明日にまわしてもいいタスクは日付を明日に変更して再度フィルタリング。
そうすると、「今日のタスク」は1つ減りましたね!

紙で管理すると、ToDoを明日や明後日に移動するのが難しいです。
どっちみち今日できることは限られています。
今日やるべきことだけを見る。それ以外は明日考えます。

■完了済みは非表示
タスクが1つ終わったら、タスクにかかった実績時間を入れます。
そして、「実績時間」がすでに入っているタスクをフィルタリング機能で非表示にします。
そうすると、また「今日のタスク」は1つ減りましたね!

■優先順位をつける
「今日のタスク」が多い場合は、「優先順位」列に順番を書いて、その順番でソートします。

「日報を書く」のような、毎日の予定を管理するときは、日報を書き終わったら「実績時間」ではなく、日付を次の日に書き換えます。
それを毎日繰り返せば毎日の予定が管理できます。

② この仕事何時間かかる?に答えられる訓練をする

スケジュール管理ができるようになるには、「この仕事に何時間かかるか?」の予測と「実際に何時間かかったのか?」の実績の管理が欠かせません。
そのために、まず「予実管理エリア」を使って、30分刻みのスケジュールを作ります。

30分刻みのスケジュールを作ることで、この時間にやるべきタスクは1つに絞られます。
同時に、これは仕事にかかる時間の予測になります。

さて、タスクが完了しました。自分が思っていた時間と実際にかかった時間にはどんな乖離がありましたか?

作業見積りが甘かった?であれば、どうやったら作業を見積もれる?
他の仕事が横から入った?であれば、仕事の順番をうまく調整する方法は?
というように、1つ1つのタスクの予実の差がわかることで、課題と解決策が見えてきます。

③ チェックリストも合わせて管理する

みなさんは上司にレビューをしてもらったり、上司と一緒に会議に出席した後、次に活かすアクションを取っていますか?

僕の新卒1年目の仕事は毎日毎日、ひたすら議事録を書く仕事でした。会議が終わって必死で議事録を書いても真っ赤になってレビューバックが帰ってきます。
悔しかったので、1つ1つなぜ赤入れされたのか、次回何を気をつければその指摘がなくなるのか、全てチェックリストにまとめました。
そして、次の議事録を書くときはチェックリストを見なおして同じ間違いを繰り返さないようにします。

このPDCAの繰り返しで議事録だけでなく、日本語での文書作成能力が身につき、その後、官公庁の文書を書く仕事をするようになりました。

会議に出席した時も同じです。上司は、どんな質問になんと答えたのか?この返しはうまかった。真似しよう。
ということを全てチェックリストにまとめて、次回会議前に見直します。
そうすると、自然と会議での仕切りができるようになってきます。

チェックリストを作らない限り、同じ間違いを繰り返さないようにする方法はありません。
それなのに、以外とできていない人が多いですが。

エクセルは、チェックリストやメモなど、シートを追加していけば管理したいものを全て管理できることが強みです。
よく使う計算式なども入れておけば便利です。
タスクだけでなく、それを実施する上でのチェックリストも備えていることでToDoをこなしやすくなります。

ToDo管理は能力ではなく、訓練です。
誰もがやるべきと言い、誰でもできる。
しかし、誰もがやりきれるわけではありません。

そういう所に仕事をやりぬく秘訣が隠されているのです。

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